Telefoonbeantwoording in het Nederlands en Engels

De taalafspraken

Van begroeting tot begrijpelijke overdracht

Bereid voor beide talen voor hoe een gesprek mag worden afgehandeld. Bespreek de openingszin, terugkerende vragen en woorden die bij jouw bedrijf horen. Leg vast wanneer een vraag buiten de instructies valt en wie het gesprek of bericht dan overneemt.

Begroeting: welke openingszin gebruik je en hoe wordt de taalvoorkeur van de beller duidelijk?

Script: welke informatie en terugkerende vragen werk je in beide talen uit?

Gegevens: hoe worden namen, nummers en andere benodigde contactgegevens gecontroleerd?

Bericht: in welke taal worden de vraag en gewenste vervolgstap vastgelegd?

Opvolging: wie neemt een onbekende of inhoudelijke vraag over, en in welke taal?

Jouw situatie

Welke gesprekken wil je laten aannemen?

Breng in kaart welke Nederlandse en Engelse gesprekken jouw bedrijf ontvangt. Gaat het om een afspraakverzoek, een vraag over een bestelling of een bericht voor een collega? Gebruik zulke voorbeelden om je instructies te bespreken.

Kijk ook naar de vervolgstap. Een eerste gesprek in het Engels aannemen is pas bruikbaar als duidelijk is wie de vraag daarna kan behandelen en welke informatie die persoon nodig heeft.