Veelgestelde vragen over Telsupport

Telsupport heeft drie pakketten: Start, Plus en Servicedesk Pro. Op de pagina Pakketten vind je de maandelijkse basisprijzen. Bespreek daarnaast de werkzaamheden, gebruiksberekening en eventuele extra kosten. Via het contactformulier kun je een kennismaking aanvragen.

Geef aan met welke bedrijfsnaam en begroeting je wilt laten opnemen. Bespreek ook de veelgestelde vragen, instructies en situaties waarin jouw team het gesprek moet overnemen. De pagina Telefoonbeantwoording licht deze voorbereiding toe.

Maak onderscheid tussen het noteren van een afspraakverzoek en het daadwerkelijk plannen, wijzigen of bevestigen van een afspraak. Bespreek toegestane handelingen, toegang tot de agenda en uitzonderingen. Op Agendabeheer lees je welke onderwerpen daarbij horen.

Nee. Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw.

Spreek af op welke dagen en tijden je ondersteuning nodig hebt en wat er buiten die tijden gebeurt. Vraag vooraf of de gewenste bezetting mogelijk is en welke kosten daarbij horen. Ga niet uit van doorlopende bereikbaarheid op basis van alleen een maandprijs.

Geef aan welke Nederlandse en Engelse gesprekken je ontvangt. Bespreek de begroeting, scripts, taal van de belnotitie en overdracht van vragen buiten de instructies. De pagina Nederlandse en Engelse receptie werkt deze onderwerpen verder uit.

De pagina Virtuele receptie gaat over het organiseren van inkomend klantcontact: gesprekken, berichten, afspraakverzoeken en overdracht. Een kantoor- of postadres en bredere administratieve ondersteuning zijn afzonderlijke wensen om te bespreken.

Verzamel je begroeting, veelgestelde vragen, contactpersonen en instructies voor de overdracht. Bespreek welke technische inrichting of toegang nodig is en wanneer de voorbereiding klaar kan zijn. Maak een startdatum onderdeel van die afspraken.

Vraag je telefoonprovider welke mogelijkheden er zijn om inkomende gesprekken door te schakelen. Bespreek vervolgens wanneer je die route wilt gebruiken, hoe wordt opgenomen en wat er gebeurt als de route niet werkt. De praktische inrichting hangt af van jouw telefonie.

Bespreek of doorverbinden onderdeel kan zijn van jouw afspraken, naar wie en op welke momenten. Leg ook vast wat er gebeurt als iemand niet bereikbaar is en welke kosten gelden. Doorverbinden en een terugbelverzoek zijn verschillende vervolgstappen.

Beschrijf welke situaties jouw team als urgent beschouwt, wie geïnformeerd moet worden en wat de terugvalroute is als die persoon niet bereikbaar is. Bespreek vooraf of de gewenste afhandeling mogelijk is. Het vastleggen van een bericht is geen inhoudelijke beoordeling van de situatie.

Wijs binnen jouw bedrijf iemand aan die instructies bijhoudt. Bespreek hoe wijzigingen worden aangeleverd, gecontroleerd en doorgevoerd, en vanaf welk moment ze gelden. Neem ook tijdelijke afwijkingen en contactpersonen mee.

Bespreek welke gegevens een belnotitie moet bevatten, via welk beschikbaar kanaal die wordt overgedragen en wie de opvolging bewaakt. Vraag welke inrichting nodig is en welke kosten gelden. Op Berichtenservice lees je meer over de inhoud en overdracht van een bericht.

Geef aan welke systemen je gebruikt en welke handelingen je wilt laten uitvoeren. Laat eerst beoordelen of de gewenste toegang en werkwijze mogelijk zijn. Bespreek rechten, gegevens, verantwoordelijkheden en eventuele kosten voordat je een koppeling of werkwijze als afgesproken beschouwt.

Bespreek welke gegevens nodig zijn, wie toegang krijgt, hoe informatie wordt overgedragen en welke bewaartermijnen gelden. Vraag welke documentatie en afspraken voor jouw situatie beschikbaar zijn. Gebruik deze FAQ niet als vervanging van die afspraken.

Vraag of een proefperiode mogelijk is en onder welke voorwaarden. Spreek de duur, kosten, werkzaamheden en evaluatiepunten af, en wat er daarna gebeurt. Ga niet uit van een gratis of vrijblijvend aanbod zonder die afspraken.

Geef aan op welke avonden of weekenddagen je ondersteuning nodig hebt. Vraag naar de mogelijkheden, beschikbaarheid en kosten en leg vast wat er buiten die tijden gebeurt. Neem niet aan dat dit bij de maandelijkse basisprijs is inbegrepen.

Geef aan welke vragen specifieke vakkennis of bijzondere omgang met gegevens vereisen. Bespreek welke informatie alleen wordt vastgelegd en wanneer jouw eigen deskundige het overneemt. Ga niet uit van inhoudelijk medisch of juridisch advies als onderdeel van telefoonopvang.

Bespreek welke informatie over een klacht moet worden vastgelegd en wie binnen jouw bedrijf verantwoordelijk is voor de behandeling. Maak onderscheid tussen het aannemen van de melding, inhoudelijke beoordeling en terugkoppeling. Leg de gewenste route en grenzen vooraf vast.