Berichtenservice
Kun je een inkomend gesprek niet zelf afhandelen? Dan heeft je team informatie nodig om de vraag later op te pakken: wie belde, waarover en welke reactie wordt gevraagd.
Bespreek met Telsupport wat je in een belnotitie wilt terugzien en aan wie die wordt doorgegeven. Leg ook vast welke vragen aan de beller worden gesteld.
Een belnotitie draagt de vraag over aan je team. Wie terugbelt of de vraag inhoudelijk afhandelt, spreek je vooraf af.
De inhoud van een belnotitie
Bepaal welke vragen tijdens een gesprek gesteld moeten worden en welke gegevens nodig zijn voor de opvolging. Leg de gewenste inhoud vast in instructies. Niet elk gesprek vraagt om dezelfde informatie.
De naam van de beller en een bruikbaar contactgegeven.
Het onderwerp en de reden van het telefoontje.
De informatie die nodig is om de vraag te begrijpen.
De gevraagde vervolgactie en eventuele voorkeur van de beller.
Een kenmerk voor prioriteit, alleen volgens jouw instructies.
Van bericht naar opvolging
Aan wie wordt een bericht doorgegeven?
Welke gegevens wil je standaard terugzien?
Welke vragen moet de beller eerst beantwoorden?
Wat hoort de beller over de verwachte opvolging?
Welke meldingen krijgen volgens jouw regels voorrang?
Wie neemt het over als de vaste ontvanger afwezig is?
Hoe ga je om met onvolledige of onduidelijke informatie?
Wie controleert of een terugbelverzoek is opgepakt?
Past berichtenservice bij je?
Berichtenservice kan relevant zijn als je telefoongesprekken niet altijd direct zelf kunt afhandelen, bijvoorbeeld tijdens werk op locatie of een overleg.
Wil je naast een bericht ook een afspraak laten vastleggen? Bespreek dat als een aparte taak. Voor het inplannen zijn andere instructies en toegang nodig dan voor een terugbelverzoek.
Voorwaarden en grenzen
Bespreek het gewenste middel voor de overdracht en laat bevestigen of dat mogelijk is. Leg vast wie berichten ontvangt en wat er bij afwezigheid gebeurt.
Bepaal welke informatie nodig is, wie die mag ontvangen en welke gegevens niet in een belnotitie thuishoren. Spreek ook af wie beslist bij uitzonderingen en wat de beller daarover hoort.
Ontdek ook
Berichten sluiten aan op het aannemen van telefoongesprekken. Bekijk ook de afzonderlijke diensten voor afspraken en receptietaken en bepaal welke hulp bij jouw vraag past.
Telsupport helpt bedrijven met inkomende telefoongesprekken, berichten, afspraken en duidelijke opvolging van klantcontact. Wij nemen op namens jouw bedrijf, leggen belangrijke informatie vast en zorgen dat berichten of terugbelverzoeken overzichtelijk worden doorgezet.
info@telsupport.nl
Argonautenrede 23
.svg)
Telefoonnummer volgt
.svg){kind=icon}
.svg)
