Agendabeheer

Agendabeheer uitbesteden voor jouw afspraken

Wil je hulp bij telefonische afspraakverzoeken? Bij agendabeheer gaat het om de regels voor inplannen, wijzigen en annuleren, en om de informatie die je daarbij nodig hebt.

Bespreek met Telsupport welke handelingen je wilt laten uitvoeren en in welke agenda. Leg vast welke tijden vrij zijn, hoeveel tijd een afspraak kost en wanneer je team eerst moet overleggen.

De mogelijkheden hangen af van je systeem, de benodigde toegang en de gemaakte afspraken. Stem die af voordat je taken overdraagt.

Vooraf afspreken

Welke afspraken mag iemand namens je plannen?

Maak je planningsregels concreet voordat je agenda wordt gebruikt. Spreek af welke handelingen zijn toegestaan, wat de beller moet weten en wanneer een verzoek teruggaat naar je team.

Welke afspraaktypen, tijdsduren en locaties gebruikt worden.

Welke gegevens nodig zijn om een afspraak vast te leggen.

Welke vrije tijden, pauzes en reistijd gereserveerd blijven.

Hoe wijzigingen, annuleringen en bevestigingen worden afgehandeld.

Wie beslist bij een volle agenda of een afwijkend verzoek.

Als plannen niet direct kan

Is een gewenst tijdstip bezet of wijkt een verzoek af? Laat vastleggen welke informatie je team nodig heeft om te beslissen. Spreek af wie de beller daarna benadert.

Praktische voorbereiding

Wat wil je regelen voor je agenda?

Welke soorten afspraken wil je laten inplannen?

Hoe lang duren afspraken en welke pauzes zijn nodig?

Op welke dagen, tijden en locaties kan iemand terecht?

Wie mag een afspraak wijzigen of annuleren?

Wat gebeurt er bij een volle agenda of een conflict?

Hoe ontvangt een klant een bevestiging of wijziging?

Welke toegang is nodig en wie beheert die?

Wie volgt verzoeken op die eerst overleg vragen?

Past agendabeheer bij je?

Je planning begint bij duidelijke regels

Krijg je regelmatig telefonische verzoeken voor klantgesprekken, bezoeken of andere afspraken? Bepaal welke planningstaken je wilt overdragen en welke beslissingen bij je team blijven.

Gaat het vooral om een vraag beantwoorden of een terugbelverzoek noteren? Bekijk ook telefoonbeantwoording en berichtenservice. Een verzoek noteren is iets anders dan een afspraak vastleggen.

Voorwaarden en grenzen

Controleer vooraf of de gewenste werkwijze in jouw agenda mogelijk is. Spreek af welke toegang nodig is, wie die beheert en hoe wijzigingen in beschikbaarheid worden doorgegeven.

Leg vast welke informatie mag worden genoteerd en wanneer je team moet overnemen. Bespreek daarnaast de beschikbare tijden, kosten en startdatum.

Bespreek hoe jouw afspraken binnenkomen

Vertel welke afspraken je maakt, welke agenda je gebruikt en waar verzoeken nu blijven liggen. Vraag welke taken Telsupport kan ondersteunen en welke instructies daarvoor nodig zijn.

Ontdek ook

Bekijk ook deze diensten

Een afspraakverzoek kan beginnen met een telefoongesprek en eindigen met een bericht aan je team. Bekijk welke andere ondersteuning bij jouw werkwijze aansluit.

Telefoonbeantwoording

Wil je inkomende gesprekken laten aannemen? Bekijk welke afspraken nodig zijn over het gesprek, doorverbinden en opvolging.

Berichtenservice

Heb je na een gesprek bruikbare informatie nodig? Bepaal welke gegevens en terugbelverzoeken je wilt ontvangen.

Virtuele receptie

Wil je het eerste klantcontact op afstand organiseren? Bekijk welke receptietaken je wilt laten afhandelen.

Agendabeheer voor
jouw bedrijf?

Vertel welke afspraken je wilt laten plannen en hoe je agenda nu werkt.
Bespreek daarna de taken, toegang en kosten die bij jouw situatie passen.